萍乡学院外事档案管理办法

萍学院发〔2018〕31号

第一章 总 则

第一条 为了提高学校外事档案的质量和管理水平，充分发挥外事档案在学校对外交流、教学、科研活动中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》和上级有关文件规定，特制定本办法。

第二条 学校与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属外事档案。

第三条 外事档案必须实行集中管理，确保完整、系统准确和安全。外事档案由国际教育与交流中心统一归档，按规定向学校档案馆移交。

第四条 国际教育与交流中心应配备专（兼）职档案员，负责收集、整理、归档外事档案材料。

第二章 外事档案的形成与归档

第五条 教师和其他人员因公出国（境）访问、讲学进修、参加国际会议或科研合作等外事活动中形成的材料都属学校所有，任何个人不得据为已有，不得无故拒绝归档。

第六条 凡出国（境）学习、访问、讲学、参加国际会议等人员，应在归国后及时将在国（境）外各项活动中形成的材料提交给国际教育与交流中心进行验收后，出具证明，计财处方可准予报账结算。

第七条 对来学校进行学习、讲学、参加会议、科研合作、野外考察以及在学校举办国际会议等外事活动中所形成的各种文件材料、声像材料等应由主办单位负责收集、汇总、整理组卷并向国际教育与交流中心移交。

第三章 外事档案归档要求

第八条 实行由外事活动中主要负责人主持立卷归档责任制。外事活动结束后，专（兼）职档案员须将形成的全部材料收集齐全，并系统整理组卷，经负责人审查验收后归档。

第九条 归档的文件材料必须做到审查手续完备，制成材料优良，字迹工整，图像清晰，装订整齐，去掉卷内金属物，禁用字迹不牢固的书写工具（如铅笔、园珠笔等）书写。

第十条 本管理办法由国际教育与交流中心负责解释，自印发之日起实施。

（2018年5月28日）